5 dicas de comunicação para uma melhor gestão de stakeholders

Nos últimos anos, tenho escrito diversos textos a respeito de diferentes aspectos da gestão de stakeholders. Mas o que realmente interessa e vale a pena saber?

Aqui vão minhas cinco melhores dicas para gerir seus stakeholders de forma eficiente:

 1.     Saiba o que realmente importa. Certifique-se de que a maioria dos seus recursos limitados esteja sendo usada para se comunicar com os stakeholders que importam de fato. Nem sempre esses stakeholders são chefes. É quase certeza de que os stakeholders mais importantes vão mudar mês após mês, o que leva à necessidade de reavaliar constantemente quem é o influenciador mais importante.

 2.     Saiba por que esses stakeholders são importantes e o que eles querem ou precisam. Mutualidade é importante. Se você precisa de alguma coisa vinda do stakeholder, você precisa estar preparado para conectar suas necessidades com as exigências dele. Trocar é muito mais realístico do que depender de caridade ou altruísmo.

3.     Um só formato não serve a ninguém. Se você quer que sua comunicação seja eficaz e entregue os resultados que você precisa, você deve conhecer o stakeholder com quem está se comunicando. Se você pretende que sua comunicação atinja o objetivo pretendido, precisa  ter a informação certa para o receptor, no formato correto e entregue através de um canal que ele prefira.

 4.     Posturas mudam constantemente. As pessoas mudam de ideia o tempo todo. As informações que tinha sobre a postura do seu stakeholder em relação ao seu projeto no mês passado provavelmente estão desatualizadas. Para compensar uma mudança, reavalie atitudes do stakeholder importante e ajuste seu plano de comunicação para lidar com a situação atual.

5.     Todo mundo é tendencioso (incluindo você). Ao lidar com stakeholders, a objetividade é quase impossível de ser atingida. Você está usando suas percepções sobre o entendimento do seu stakeholder a respeito de seu projeto, para planejar e gerenciar o esforço de comunicação para com esse stakeholder. Percepções, porém, não são reais – elas são apenas concepções de uma pessoa a respeito do que ela acredita que seja real, filtradas por concepções inatas e adquiridas.

Para ter sucesso, você deve ser pragmático, idealizar o melhor plano de comunicação possível com os recursos disponíveis, e ver o que acontece.

Conhecer esses cinco conceitos básicos e adaptar conforme a situação muda não lhe garantirá sucesso, mas pelo menos te dará chance de lutar. Seu projeto será sempre melhor se você dedicar tempo na busca pela melhor forma de gerenciar as necessidades e expectativas dos seus stakeholders.

Por: Lynda Bourne

Tradução livre do PMI-ES: Rodrigo Scherrer, colaborador

Texto original disponível em:

http://blogs.pmi.org/blog/voices_on_project_management/2012/12/5-communication-tips-for-bette.html

Lynda Bourne, DPM, PMP, é uma membra ativa do PMI focada em aspectos  chave  de gerencimaneto organizacional Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) e

Gerenciamento de stakeholders. Profissionalmente, ela foi autora de livros de gerenciamento de stakeholders e é uma apresentadora PMISeminarsWorld.