Um Guia para a criação de um cronograma de projeto de qualidade

Projetos bem sucedidos começam com um cronograma de projeto de boa qualidade. Criar um cronograma é uma das primeiras tarefas que você deve fazer quando recebe um projeto para gerenciar. Muitas vezes há a tentação decontinuar com o trabalho e se preocupar com o cronograma mais tarde, mas isso é um erro. Você ficará exposto e não terá nenhuma evidência que o seu projeto está nos trilhos ou atrasado.

Este artigo analisa uma abordagem simples e prática para a criação de cronogramas de projetos. Depois de ler este artigo, você vai ter uma boa abordagem para a criação de cronogramas em projetos futuros.

1.Planeje com a Equipe

Planejar junto com a equipe é mais eficaz do que planejar por conta própria e garante que todos tenham uma participação no cronograma e se sintam donos do resultado. A equipe do projeto deve levar em conta todas as fases, etapas e tarefas, de modo que o projeto possa chegar a uma conclusão bem sucedida.

Eu gosto de criar um cronograma básico, de alto nível, para dar o pontapé inicial. Mesmo que seja errado, ele ajuda a iniciar o planejmento. É melhor do que estar em uma reunião com sua equipe olhando para uma folha de papel em branco.

2. Cubra todo escopo do projeto

Use a declaração do escopo para incluir tudo o que o cliente espera que você entregue. Liste todas as atividades necessárias para entregar o escopo.
Olhe para a ordem das atividades, muitas vezes, é melhor começar com as tarefas mais difíceis. O tipo deprojeto pode ditar a ordem, e é claro, você não pode construir uma casa até que as fundações sejam estabelecidas. Pense no trabalho que você pode fazer em paralelo e aquele que é dependente de outrasatividades que estão sendo terminadas primeiro. Certifique-se de incluir as dependências em sua programação.

3. Agrupe as tarefas em fases

Projetos geralmente passam por fases, começando com uma ideia e seguem para um lançamento e distribuição. Você deve organizar o seu cronograma do projeto nestas fases. Este é um exemplo que eu usei para projetos de desenvolvimento de software:

– Ideias (o primeiro conceito, criando a equipe e tudo o necessário para iniciar o projeto).

– Viabilidade (muitas vezes o desenvolvimento de um protótipo, modelo ou prova de conceito).

– Construção (fazendo o trabalho para criar o produto ou serviço).

– Lançamento (se preparando para entrada do produto ou serviço em produção, muitas vezes, como um piloto em primeiro lugar).

– Rollout (entrega do produto ou serviço para o público mais amplo, após atualizações do piloto).

-Encerramento (encerrar o projeto, a dissolução da equipe do projeto e amarrar pontas soltas).

 4. Criar Milestones

Adicionar marcos em seu cronograma ajuda a equipe do projeto se manter focada e motivada. “Marcos” são referências do fim de certas fases, o ponto onde o trabalho precisa estar completo ou ser verificada as entregas obtidas pelo trabalho efetuado. Estes marcos são a forma como a equipe vê e mede o seu progresso. Debruçar-se sobre centenas de tarefas a cada semana é assustador. Os “marcos” ajudam a colocar todo o projeto em perspectiva e manter todos no caminho certo para um encerramento bem-sucedido.

5. O time dita o tempo

Ao adicionar estimativas de tempo (horas ou dias) contra tarefas e atividades, é melhor usar a experiência das pessoas. Melhor ainda se você pode usar um banco de dados de taxas de produção para dar estimativas mais precisas.

Estimar como o time é eficaz, porque dá a oportunidade para que os membros da equipe para contestar as estimativas. Se a estimativa é dada por um membro da equipe, outro pode contestá-la porque ele tem uma experiência similar com o trabalho que deverá ser realizado.

Certifique-se que todos concordem com as estimativas e assumam esse compromisso durante a reunião. Desta forma, diminuirá as chances de reclamações mais tarde.

6. Planeje sua equipe

Agora você tem seu cronograma, é hora de adicionar o seu time, novos membros ou pessoas que já fazem parte da equipe. Tente combinar um conjunto de habilidades do seu time para o trabalho. Eles fizeram um trabalho semelhante no passado? Será que eles têm uma habilidade que possa ser útil em um aspecto particular do projeto? Eles mostraram interesse em trabalhar em uma determinada área?

Um erro comum, quando se planeja um novo cronograma, é assumir que as pessoas dedicaram 100% do seu tempo. É melhor assumir que as pessoas dedicarão ao projeto apenas cerca de 80% do seu tempo. Administrar o preenchimento de relatórios, reuniões de equipe, suporte e outras tarefas não relacionadas ocuparão os 20% restantes.

Depois de atribuir as pessoas para as tarefas em seu cronograma, revise-o para evitar conflitos. Você conta com áreas onde as pessoas estão trabalhando em dois ao mesmo tempo tem? O trabalho foi alocado de forma uniforme em toda a equipe? Tenha cuidado para não sobrecarregar suas pessoas-chave, enquanto o sub-utiliza outros.

Finalmente …

Verifique seu cronograma cuidadosamente para certificar-se de que não haja erros. Aqui estão alguns problemas comuns encontrados em cronogramas:

– Não incluir feriados públicos no calendário.

– Não incluir férias dos membros da equipe na agenda.

– Esquecer vínculos de dependências.

– Criação de um bloco contínuo de atividades sem “Marcos” de resultado ao longo do caminho.

– Usar estimativas de tarefas pobres ou suposições, ao invés de experiência ou de taxas de produção das pessoas.

– Começar com uma data de término e ajustar o cronograma.

– Atribuir 100 % do tempo das pessoas.

– Dividir tarefas entre mais de uma pessoa.

– Não construir planos de contingência em caso de as coisas não saírem como planejado.

Lembre-se de atualizar regularmente o cronograma com a sua equipe para verificar o progresso e fazer ajustes quando necessário. Uma reunião diária de 15 minutos no estilo ‘Scrum’ ou telefonema pode ser útil para cada membro da equipe dizer o que ele ou ela fez no dia anterior; o que eles pretendem fazer hoje e destacar as barreiras encontradas. É de sua responsabilidade como gerente de projeto para ajudar a remover as barreiras e suavizar o caminho à frente.

Em resumo …

– Definir as tarefas e atividades que usando a sua declaração de escopo.

– Sequenciar as atividades de identificando quaisquer dependências .

– Agrupar as tarefas e atividades em fases.

– Criar “Marcos”.

– Criar estimativas de tempo para as tarefas e atividades.

– Atribuir pessoas para as tarefas e atividades.

– Revisar sua agenda e corrigir erros

– Realizar reuniões de progresso diárias com sua equipe e ajustar a programação.

A programação do projeto de qualidade é a base do sucesso do projeto, dedique tempo com sua equipe de criando de um cronograma que seja significativo e realista.

Tradução Livre do texto criado por: Duncan Haughey, PMP